Help! Hoe richt ik een anderhalvemeterwerkomgeving in?

En dit ‘nieuwe normaal’ roept ook vragen op. Hoe krijgt iedereen een plek als ruimten niet zijn ingericht voor het creëren van 1,5 meter afstand? Hoe zorg je ervoor dat medewerkers zich veilig voelen? Hoe geef je de samenwerking weer nieuwe energie? En hoe betrek je iedereen hierbij? De nieuwe situatie vraagt om creatieve oplossingen. Om je alvast op weg te helpen, delen we graag tien tips voor optimaal werken in een anderhalvemeterwerkomgeving.

Tip 1: De eerste dag … Iedereen moet wennen aan de nieuwe situatie. Velen willen vast eerst bijpraten, weer contact zoeken met elkaar. Probeer zoveel mogelijk voorbereidingen te treffen voor de maatregelen, maar haal ook zoveel mogelijk ideeën op. Gebruik bijvoorbeeld een (digitaal) scrumbord dat zichtbaar is voor alle medewerkers. Of plaats een ideeënbox om ideeën te verzamelen. Hiermee versterk je het saamhorigheidsgevoel. Medewerkers moeten hun draai in de nieuwe werkomgeving zien te vinden. Vraag vooral in het begin regelmatig  naar de ervaring van medewerkers en geef aan waar ze terechtkunnen met vragen of opmerkingen.

Tip 2: Wie, wanneer, waar? De meeste afdelingen zijn niet ingericht op 1,5 meter afstand tussen personen, waardoor niet alle medewerkers tegelijk naar kantoor kunnen komen. Inventariseer voor hoeveel personen er plaats is met alle maatregelen in acht genomen. Kijk vervolgens of je de capaciteit kunt verdelen door bijvoorbeeld een roulatieschema te maken per team/afdeling/werkkamer. Houd hierbij rekening met medewerkers die bepaalde faciliteiten nodig hebben, of teams die samen moeten werken. Streef naar een schema waarbij alle medewerkers de mogelijkheid krijgen om weer naar kantoor te komen.

Tip 3: Kantoor herinrichten. Zorg dat er 1,5 meter afstand tussen de werkplekken is, bijvoorbeeld door het verschuiven van bureaus, het plaatsen van schermen tussen werkplekken of door het vrijlaten van tussengelegen werkplekken. Ook stilte-/concentratie- werkplekken kunnen als reguliere werkplek worden benut. Mag iedere werknemer zelf kiezen waar hij/zij gaat zitten? Of worden werkplaatsen toegewezen om het aantal personen per werkplek te beperken? Het is ook mogelijk iedere medewerker van een eigen muis en toetsenbord gebruik te laten maken, zodat besmetting zoveel mogelijk geminimaliseerd wordt.

Tip 4: Capaciteit opschalen. Als de huidige werkomgeving niet de gelegenheid biedt om werknemers op een veilige en verantwoorde manier te laten werken, kijk dan naar mogelijke capaciteit van gebouwen in de buurt. Of als je in een bedrijfspand werkt zijn er mogelijk gezamenlijke vergaderzalen waar een aantal werkplekken gerealiseerd kan worden.

Tip 5: Manier van overleggen aanpassen. Waar gewerkt wordt zijn overleggen en ook daar ligt een uitdaging. Misschien is het mogelijk het overleg buiten te houden, waarbij medewerkers meteen een frisse neus halen. Of een staand overleg in de koffieruimte, zodat vergaderruimten kunnen worden benut  voor werkplekken. Bij grotere overleggen is het verstandig deze digitaal te laten plaatsvinden of alleen diegenen aan te laten haken die echt aanwezig moeten zijn.

Tip 6: De lunch. Is niet alleen nuttig om de rommelende maag te vullen, maar ook voor de sociale lijm die de afgelopen maanden misschien wat is opgedroogd. Om een piekbezetting in de kantine te voorkomen, kun je medewerkers verzoeken zoveel mogelijk hun eigen lunch mee te laten nemen en deze tijdens een wandeling in de frisse lucht te nuttigen. Je kunt ook voorstellen dat elke afdeling tijdens een toegewezen tijdslot gaat lunchen, zodat de drukte in de kantine gespreid wordt. Of als je ervan droomt dat mensen eindelijk eens over de schutting van hun eigen afdeling kijken, spreek dan af dat iedereen van de organisatie met een achternaam van A t/m F om 12 uur mag lunchen, enzovoort. Je kan het ook aan medewerkers zelf overlaten, waarbij ze zich – bijvoorbeeld online of op een whiteboard – op een tijdslot met een maximaal aantal deelnemers kunnen inschrijven.

Tip 7: Hoeveel is 1,5 meter? Ook na zes weken leven in een anderhalvemetersamenleving blijft de afstand van 1,5 meter soms lastig inschatten. Maak dit helder door bijvoorbeeld met tape op de vloer 1,5 meter ruimte om een werkplek te markeren, zodat de collega die op je scherm mee wil kijken weet hoeveel afstand hij/zij moet houden. Geef voor kleine ruimtes – zoals wc’s, multimediaruimtes of pantry’s – aan hoeveel personen maximaal tegelijkertijd in de ruimte mogen zijn. Of haal de aloude plasketting tevoorschijn ... Denk daarnaast ook na over de stromen van mensen die door smalle in- en uitgangen gaan. Maak bijvoorbeeld routes voor het betreden of verlaten van het gebouw.

Tip 8: Hygiëne. Zorg voor voldoende zeep en desinfectiemiddelen en maak gebruik van wegwerphanddoekjes. Spreek met medewerkers af dat zij altijd hun werkplek reinigen voordat ze er plaatsnemen, maar ook als ze naar huis gaan. Hang bordjes in de pantry’s en wc’s waarmee je medewerkers eraan herinnert om de handen te wassen of desinfecteren. Zorg ervoor dat koffieautomaten, deurklinken en wc’s regelmatig worden gereinigd.

Tip 9: Houd de regelgeving leuk! Stel bijvoorbeeld voor dat steeds wanneer iemand minder dan 1,5 meter afstand houdt, hij/zij geld in een pot moet doen. Daarvan kan een gezamenlijke activiteit worden ondernomen zodra de anderhalvemetersamenleving is opgeheven, of aan het eind van de week bitterballen worden besteld.

Tip 10: En verder … Denk aan kwetsbare werknemers die een groter risico lopen op COVID-19. Inventariseer waar zij zich prettig bij voelen en bied mogelijkheden aan. Willen ze graag naar kantoor komen, dan is het een idee om een dedicated werkplek in een afgesloten ruimte aan te bieden. Tot slot, als je het gebouw en de voorzieningen (de entree, parkeergarage, kantine) deelt met andere organisaties, vergeet dan niet om afspraken met elkaar af te stemmen.

Ondersteuning vanuit Q-Consult Zorg

Zoek je ondersteuning bij de inrichting van een anderhalvemeterwerkomgeving? Onze adviseurs en projectmedewerkers staan graag voor je klaar. Voorbeelden van ondersteuning die wij kunnen bieden, zijn:

• projectleiderschap/projectondersteuning bij het inrichten van een anderhalvemeterwerkomgeving;
• het opstellen van een organisatiebreed beleid;
• het organiseren van een (digitale) intervisie/een kennisavond binnen jouw organisatie voor het uitwisselen van ervaringen.