Implementatie van capaciteitsmanagement in ziekenhuizen
Ziekenhuizen hebben de complexe taak om met, in veel gevallen, schaarse capaciteiten de voortdurend toenemende zorgvraag kwalitatief en tijdig te kunnen bedienen. Deze complexiteit is zelfs nog verder toegenomen door de gevolgen van COVID-19. Het implementeren van (integraal) capaciteitsmanagement in de reguliere bedrijfsvoering is een goede manier om met dit vraagstuk om te gaan. Maar ook dat is niet eenvoudig. Tijd dus voor concrete handvatten op basis van literatuuronderzoek!
Wij voerden onderzoek uit naar de factoren voor succesvolle implementatie van capaciteitsmanagement binnen ziekenhuizen. Hiervoor is gebruikgemaakt van het Organizational framework of innovation implementation van Helfrich, Weiner, McKinney & Minasian (2007). Dit model beschrijft factoren die verschillen tussen organisaties op het gebied van implementatie-effectiviteit verklaren. Implementatie-effectiviteit is gedefinieerd als het consequent en juist gebruik van de innovatie, in dit geval capaciteitsmanagement. We hebben de meest opvallende bevindingen uit dit onderzoek omgezet in concrete handvatten.
De handvatten
1. Zorg voor interactie tussen alle lagen in het ziekenhuis
Het uitdragen van implementatie vanuit het bestuur en management is cruciaal, maar het is net zo belangrijk om ook de medewerkers van de werkvloer hierbij te betrekken en mee te laten denken. Weet wat er speelt op de werkvloer en hoe capaciteitsmanagement het beste past bij de werkvloer. Juist de interactie tussen de verschillende lagen van de organisatie bepaalt het succes van de implementatie van integraal capaciteitsmanagement!
2. Zorg voor bewustzijn binnen het hele ziekenhuis
Capaciteitsmanagement vraagt om een integrale aanpak. Er moet bewustzijn zijn van de gehele keten en hoe afdelingen elkaar wederzijds beïnvloeden. Als je de capaciteiten op afdeling A anders inzet kan dat ook consequenties hebben voor afdeling B en C.
3. Experimenteer!
Geef de ruimte om de organisatie op verschillende niveaus te laten experimenteren met capaciteitsmanagement. Hierdoor worden de medewerkers gaandeweg bekend met hoe ze capaciteitsmanagement in hun werk een rol kunnen geven. Geef dus ook de ruimte om fouten te maken en hiervan te leren.
4. Besteed aandacht aan training en coaching
Medewerkers moeten zich comfortabel voelen bij het gebruik van capaciteitsmanagement in hun werk, zodat de medewerker zich in staat voelt capaciteitsmanagement toe te passen. Het trainen en coachen van medewerkers in het gedachtegoed en de toepassing van capaciteitsmanagement is cruciaal. Zeker met de wetenschap dat veel verschillende medewerkers vanuit hun rol of functie in het ziekenhuis invloed hebben op het beschikbaar stellen en plannen van de capaciteiten.
Nieuwsgierig geworden naar het hele onderzoek? Neem contact op met onderstaande consultant.