In 5 stappen naar een betere SEH-registratie

De volledige vastlegging van de spoedzorg is niet altijd eenvoudig. Dat zit ‘m vooral in de veelheid aan specialismen en disciplines die op de spoedeisende hulp (SEH) met elkaar samenwerken in een hectische werkomgeving. Jaarlijks zijn er echter meer dan 2 miljoen patiënten in Nederland die de SEH bezoeken (bron: Monitor Acute Zorg 2018, NZa). De patiëntengroep die via de SEH binnenkomt, zorgt voor een aanzienlijk deel van de patiëntinstroom voor ziekenhuizen. Om correcties achteraf te voorkomen en ‘first time right’ te registreren, is het van belang om juist op de SEH in te zetten op correcte registratie. Hoe kunnen ziekenhuizen hun SEH-registratie inzichtelijk krijgen en verbeteren?

1. Breng relevante wet- en regelgeving in kaart
Begin met het in kaart brengen van alle relevante wet- en regelgeving voor de DBC-registratie op de SEH, bijvoorbeeld registratieregels omtrent parallelliteit en traumadiagnosen. Door de relevante regelgeving op één plek te verzamelen en uit te werken is dit later voor alle betrokken medewerkers toegankelijk en is voor iedereen dezelfde volledige informatie beschikbaar. Zorg wel voor voldoende borging; update het document bij veranderingen in de wet- en regelgeving en controleer regelmatig of de informatie nog actueel is, of medewerkers het weten te vinden en het praktisch toepasbaar vinden.

2. Creëer bewustwording bij de betrokkenen
Identificeer alle betrokkenen in het proces van SEH-registratie. Denk aan baliemedewerkers, verpleegkundigen, medisch-specialisten, A(N)IOS, maar ook DBC-medewerkers en managers. Maak vervolgens alle betrokkenen bewust van het belang van juiste bronregistratie, specifiek voor de SEH. Vertel waarom de SEH-registratie verbeterd moet worden en benoem ook de voordelen van een juiste registratie voor de betrokkenen. Zoals minder tijd besteden aan het doorvoeren van correcties achteraf. Een document met relevante wet- en regelgeving kan als handvat dienen om de kennis bij de betrokkenen te vergroten, maar denk ook aan werkinstructies en scholing toegespitst voor verschillende functies.

3. Maak tijd voor registratie
Zorg voor capaciteit en tijd om de registratie juist, volledig en tijdig uit te voeren. Hierbij is het belangrijk dat de organisatie uitdraagt dat ze belang hechten aan een juiste bronregistratie. Dit zorgt ervoor dat bijvoorbeeld een baliemedewerker het gevoel krijgt dat er tijd besteed mag worden aan registratie. Daarnaast kunnen deze medewerkers écht ingaan op de registratie, waardoor ze experts worden en als vraagbaak op de werkvloer een kort lijntje met de andere medewerkers vormen. Met als resultaat dat verder in het proces minder tijd besteed hoeft te worden aan correcties.  

4. Identificeer verbeterpunten
Laat de medewerker die zich met de DBC-registratie bezighoudt, de meest gemaakte fouten in beeld brengen. Dit kan in een mooie visuele weergave gepresenteerd worden, zoals in de vorm van een dashboard. Dit maakt lange lijsten met data direct inzichtelijk. Managers en specialisten kunnen hiermee in één oogopslag zien waar verbetering nodig is en vervolgens actie ondernemen.

5. Koppel verbeteringen terug
Zorg dat iedereen op de hoogte is van de benodigde verbeteracties en geef aan wat verwacht wordt van de betrokkenen. Benoem wat de betreffende persoon anders moet doen om juist te registreren aan de hand van de gerapporteerde fouten. Deel ook de successen, bijvoorbeeld als een ingezette verbeteractie zichtbaar effect heeft op de registratie. Dit motiveert de medewerkers. Ook hier kan het dashboard ingezet worden om de ontwikkeling in de tijd visueel weer te geven.

Met bovenstaande stappen kun je een start maken met het verbeteren van de SEH-registratie. Een juiste SEH-registratie verbetert de bronregistratie en zorgt voor minder correcties achteraf. Ben je op zoek naar meer handvatten om de SEH-registratie te verbeteren, kom dan naar de training ‘Optimaliseren van de SEH-registratie’ op 3 oktober. Wij helpen graag met het optimaliseren van registratieprocessen voor een kwalitatief juiste, volledige en tijdige bronregistratie. Heb je een vraag over bovenstaande of een andere registratievraag? Neem dan gerust contact met ons op!