Integraal capaciteitsmanagement in ziekenhuizen

Hoe organiseer je dat?

Integraal capaciteitsmanagement in ziekenhuizen

Goede afstemming tussen zorgvraag en zorgaanbod is cruciaal voor ziekenhuizen. De treeknormen voor toegangs- en wachttijden, vraag om kostenbeheersing en een continu veranderende omgeving vragen om optimale benutting en flexibele inzet van capaciteiten. Daarnaast is het de behoefte van de patiënt en de zorgprofessional om de juiste zorg te ontvangen en te leveren op het juiste moment. Integraal capaciteitsmanagement (ICM) zorgt niet alleen voor inzicht in de beschikbare capaciteiten binnen de organisatie, maar ook voor het zo optimaal mogelijk afstemmen van de beschikbare capaciteiten op de vaak veranderende zorgvraag.

Er zijn al veel initiatieven in ziekenhuizen in Nederland op het gebied van ICM. Hierbij zijn verschillen te zien in de manier waarop ICM is ingericht, welke aspecten goed werken en wat de struikelblokken zijn. In een 7-delige artikelreeks staan we stil bij de elementen van ICM. Zo krijgen ziekenhuizen inzicht in de breedte van ICM en wordt inzichtelijk waar er per organisatie nog verbeterpotentie zit. Aan bod komt:

  • Wat is ICM?
  • Wat zijn de 5 essentiële elementen van ICM?
  • Wat zijn de randvoorwaarden om ICM in de organisatie te integreren?

In dit eerste artikel wordt antwoord gegeven op de vraag: “Wat is ICM?” en wordt alvast een doorkijk gegeven naar de vijf essentiële aspecten en randvoorwaarden van ICM. In de hierop volgende artikelen wordt steeds één van deze aspecten toegelicht en in het laatste deel wordt stilgestaan bij de randvoorwaarden.

Wat is integraal capaciteitsmanagement?
Integraal capaciteitsmanagement (ICM) is het op strategisch (>1jr), tactisch (3mnd-1jr) en operationeel (<3mnd) niveau bepalen, beschikbaar stellen (kaderstelling) en inrichten van de capaciteitsbehoefte op basis van de verwachte zorgvraag. Door het strategische, tactische en operationele niveau aan elkaar te verbinden geeft ieder niveau input en output aan het andere niveau en is integrale afstemming tussen afdelingen mogelijk. Dit zorgt voor een kwalitatief goede en efficiënte afstemming van zorgvraag en -aanbod. Dit gebeurt tevens in afstemming op de financiële planning & control-cyclus en de afspraken met de zorgverzekeraar.

Waarom ICM nodig is
De huidige situatie in veel ziekenhuizen is dat op strategisch niveau de grote lijnen worden uitgezet en op operationeel niveau de afdelingen kort-cyclisch bijsturen. Op tactisch niveau worden vooral veel brandjes geblust. Deze onvoordelige situatie ontstaat doordat de drie niveaus onvoldoende op elkaar zijn afgestemd. Ook blijkt de verbinding tussen de capaciteitsplanning en financiële cyclus lastig, omdat voor beide cycli een andere taal gesproken wordt die niet op elkaar aansluit. Het gevolg is veel onbegrip tussen zorg en financieel management, waardoor het lastig samen sturen is.

Voor het optimaliseren van vraag en aanbod is het nodig om diverse indicatoren, zoals wacht- en toegangstijden en bedbenutting, te monitoren. Dit biedt inzicht waar het nodig is om capaciteiten bij te stellen en processen te optimaliseren. Hiervoor is beschikbare en betrouwbare data onmisbaar. Ziekenhuizen bezitten deze data doorgaans wel (met dank aan nieuwe EPD’s), maar maken hier nog (te) weinig gebruik van. Dit komt doordat deze data nog niet is omgezet in, voor de zorgafdelingen, relevante (stuur)informatie.

Hoe organiseer je ICM in de organisatie?
ICM is meer dan alleen data-analyses of het overleggen tussen afdelingen over capaciteiten. Het vraagt implementatie- en daadkracht op een aantal elementen en de samenhang daartussen. Belangrijk om daarbij op te merken is dat integraal capaciteitsmanagement onderdeel moet zijn van het werk van (medisch) managers, hoofden en teamleiders op alle niveaus. Een organisatie waarbij ICM in de volle breedte werkt en onderdeel is van de bedrijfsvoering beheerst de volgende 5 elementen en bijbehorende randvoorwaarden:

In het volgende artikel zullen we de pijler over productie en logistieke kaders verder uitdiepen. Nu al meer weten? Volg de training Integraal capaciteitsmanagement of neem contact op met Sanne van Logten of Laurens van den Bosch.

Met deze 7-delige artikelreeks willen wij inzicht geven in die verschillende onderdelen, zodat organisaties zelf verder kunnen met ICM. Wij hebben een quickscan ontwikkeld om in kaart te brengen hoe organisaties in staat zijn om in te spelen op de vijf elementen van ICM. Benieuwd naar deze quickscan? Vraag hier meer informatie aan