De meest gestelde vragen over het registreren van begeleidings- en verstrekkingscodes

De meest gestelde vragen

Op 21 juni hielden collega’s Juliëtte en Emmelie een telefonisch spreekuur voor vragen over het registreren van begeleidings- en verstrekkingscodes. Voor ziekenhuizen is het van belang dat de registratie van zorgactiviteiten juist, tijdig en volledig is. Het onjuist of onvolledig registreren van begeleidings- en verstrekkingscodes heeft grote impact op de financiën waardoor een ziekenhuis niet de juiste vergoeding voor de geleverde zorg ontvangt. Wij hebben de meest gestelde vragen uit het telefonisch spreekuur hieronder gebundeld, zodat ook zorgaanbieders die niet konden inbellen hiervan kunnen leren.

Wanneer mag ik wat registreren?
In bepaalde situaties is het lastig om te weten wanneer een begeleidings- of verstrekkingscode vastgelegd mag worden. Dit komt doordat patiënten achtereenvolgens of zelfs overlappend verschillende soorten oncologische medicatie voorgeschreven kunnen krijgen in een verschillende setting. Wij raden aan om als uitgangspunt te nemen: ‘registreer wat je doet’, maar kijk per situatie in de regelgeving wat er vastgelegd mag worden. Bekijk ook de omschrijving van de zorgactiviteit, namelijk als je hieraan voldoet mag je de zorgactiviteit registreren. Is de omschrijving van de zorgactiviteit niet eenduidig, vraag dan na bij de NZa wat hiermee bedoeld wordt.

Wat zijn de risico’s bij niet volledige registratie (onderregistratie)?
Het grootste risico bij onderregistratie van begeleidings- en verstrekkingscodes is het missen van een zorgproduct. Een verstrekkingscode zorgt bij een diagnose uit groep 1 namelijk voor het afsluiten van het subtraject en daarmee voor een zorgproduct. Daarnaast zijn begeleidings- en verstrekkingscodes vaak van invloed op de afleiding naar een zorgproduct. Ook is volledige registratie van belang voor het zorgprofiel en een gedegen kostprijsberekening. Zorgprofielen en kostprijzen zijn op hun beurt weer belangrijk in de onderhandelingen met de zorgverzekeraars.

Hoe zorg ik er voor dat ik de codes volledig registreer?
De volledigheid van begeleidings- en verstrekkingscodes verbeteren kan op verschillende manieren. Kijk eerst of het mogelijk is om de vastlegging van deze codes te automatiseren in het EPD. Daarnaast kunnen verbandscontroles of steekproeven helpen om de juistheid en volledigheid te controleren. Leg het registratieproces en de gemaakte afspraken goed vast, zo zijn de taken en verantwoordelijkheden voor iedereen duidelijk. Is hier een taak en/of verantwoordelijkheid beschreven voor artsen? Instrueer hen dan goed over de vastlegging van begeleidings- en verstrekkingscodes. Heb hierbij aandacht voor wanneer ze een code wel en niet mogen vastleggen en hoe ze deze code in het EPD moeten registreren. Monitor ten slotte de productie en kom in actie op het moment dat je onverklaarbare afwijkingen ziet ontstaan.

Wij helpen graag met het optimaliseren van registratieprocessen voor een kwalitatief juiste, volledige en tijdige registratie van zorgactiviteiten. Heb je een vraag over bovenstaande of een andere registratievraag? Neem dan gerust contact met ons op! Ook geven wij diverse trainingen in kennis en vaardigheden met betrekking tot het registratie- en declaratieproces via Q-Academy. Bekijk het aanbod hier.