Wat kunnen we leren van de publicatie personeelssamenstelling?
In de ouderenzorg staat de relatie tussen de cliënt en professional centraal. In die vertrouwensrelatie wordt de kwaliteit van de zorg bepaald. Personeel is daarom je belangrijkste kapitaal en transparantie over de personeelssamenstelling is om die reden onderdeel van jouw professionaliteit. Het op orde hebben van de personeelssamenstelling is een belangrijke stap in de implementatie van het Kwaliteitskader Verpleeghuiszorg. Hiervoor zijn verschillende vereisten en opdrachten voor de sector geformuleerd. Een van de vereisten is dat alle zorgaanbieders op uiterlijk 1 juli 2017 de gegevens over de personeelssamenstelling hebben gepubliceerd. Q-Consult Zorg heeft in opdracht van de IGJ hiertoe onderzoek gedaan. Wat kunnen we leren op basis van de conclusies uit dit onderzoek?
Conclusies van het onderzoek
Uit het onderzoek blijkt dat de publicatiegraad hoog is. Sinds het verschijnen van het Kwaliteitskader heeft 85% van de zorgaanbieders gegevens gepubliceerd over de personeelssamenstelling. Zorgaanbieders hebben de personeelssamenstelling op verschillende manieren weergegeven. De meeste aanbieders presenteren de gegevens in tabelvorm op hun website. Anderen geven met een beschrijving in woord en getal inzicht in de wijze waarop ze de visie van de organisatie vertalen in de personeelssamenstelling.
Wij hebben 5 tips geformuleerd voor opname van de personeelssamenstelling in je kwaliteitsverslag, kwaliteitsplan en eventuele publicatie op de website.
5 tips voor zorgaanbieders
- Presenteer de gegevens op een manier die voor de zorgaanbieder waardevol is. De zorgaanbieder moet in gesprek gaan met cliënten (en hun naasten), medewerkers, het lerend netwerk en zorgkantoren. Zoek daarom naar een wijze van publicatie die hierin faciliteert.
- Verbeter de vindbaarheid van de personeelssamenstelling op de website. Zorg als zorgaanbieder dat de personeelssamenstelling snel vindbaar is via de website, bijvoorbeeld door een zoekfunctie te implementeren op de website, de samenstelling te publiceren onder het kopje ‘personeelssamenstelling’ en/of een thema ‘kwaliteit’ op de website te plaatsen.
- Vergroot de vergelijkbaarheid van de gegevens binnen de aanbieders. Zorg voor de vergelijkbaarheid van de gegevens tussen locaties of vestigingen binnen een concern. Maak daarbij bewuste keuzes over de periode waarover wordt gerapporteerd. Voor gegevens die gedurende het jaar fluctueren, zoals het verzuim, zegt het presenteren van een percentage op een bepaald ijkmoment weinig. Voor de vergelijkbaarheid én het voeren van een zinvol gesprek is een gemiddeld ziekteverzuim over een periode meer passend. Indien gemiddeldes gepubliceerd worden, is het wenselijk voor alle locaties de gegevens over dezelfde periode te nemen. Op deze wijzen kunnen cijfers zoals instroom, doorstroom, uitstroom en ziekteverzuim aan elkaar gekoppeld worden. Deze cijfers tezamen geven meer inzicht dan de individuele cijfers. Uiteindelijk is het immers de combinatie van factoren die maakt dat er sprake is van een mogelijk knelpunt.
- Leer van elkaar door middel van de good-practices. Voorliggend onderzoek heeft aangetoond dat het veld gebruik gemaakt heeft van de vrijheid om de personeelssamenstelling op eigen wijze te publiceren. In het onderzoek zijn enkele websites als good-practices geformuleerd. Maak gebruik van deze good-practices bij het doorontwikkelen van de publicaties op het gebied van de personeelssamenstelling, het kwaliteitsplan en kwaliteitsverslag.
- Bevorder de zinvolle reflectie over de balans tussen de aard van de te verlenen zorg en de daarvoor noodzakelijke personeelssamenstelling. Op basis van de good-practices en een werksessie zijn de volgende adviezen gegeven om het zinvolle gesprek te bevorderen:
- geef helder de peildatum/periode van de gegevens aan;
- leg een koppeling tussen gerelateerde gegevens zoals het aantal vacatures, verzuim, in- door- en uitstroom;
- beschrijf/visualiseer de gegevens waar mogelijk op locatieniveau. Dit niveau is herkenbaar voor cliënten en medewerkers;
- visualiseer de gegevens waar mogelijk;
- geef waar mogelijk een toelichting op cijfers zodat deze geduid kunnen worden;
- benoem waar mogelijk knelpunten, oplossingen en (beoogde) resultaten;
- spiegel de gegevens aan de missie, visie en het beleid van de organisatie;
- spiegel de gegevens over de personeelssamenstelling aan de doelgroep/zorgzwaarte(mix);
- spiegel de gegevens aan landelijke en/of regionale trends en/of eerdere jaren.
Nb. Bovengenoemde adviezen zijn nadrukkelijk niet bedoeld om de administratieve lasten te verhogen ten aanzien van de publicatie van de personeelssamenstelling, het kwaliteitsplan en kwaliteitsverslag. Zij dienen als leidraad voor het bevorderen van het zinvolle gesprek over de personeelssamenstelling en het opstellen van de strategische personeelsplanning.
Meer weten over het onderzoek van Q-Consult Zorg en de inzet van personeel? Wij helpen je graag! Neem contact op met onderstaande consultant.
