Succesfactoren implementatie e-consulten
Om e-consulten succesvol in te voeren en te gebruiken, heeft Lisanne Kiestra onlangs een afstudeeronderzoek gedaan naar de succesfactoren bij de implementatie van e-consulten. Zij interviewde hiervoor twaalf ervaringsdeskundigen, waarvan de meesten werkzaam in een ziekenhuis. We delen graag haar bevindingen en gaan tevens in op de huidige versnelde invoering van e-consulten vanwege het coronavirus.
Bij e-consulten gaat het om drie soorten consulten: belconsulten, schriftelijke consulten en video-/screen-to-screenconsulten. Het onderzoek betreft de periode november 2019 - januari 2020 en vond dus plaats vlak voor de uitbraak van het coronavirus in Nederland.
Uit het onderzoek blijkt onder andere dat instellingen de e-consulten op een verschillende manier implementeren en dat videoconsulten verschillend zijn ingericht. Hoewel de aanpak verschilt, zijn er algemene succesfactoren aan te wijzen voor de invoering van e-consulten, namelijk:
- Het hebben van een duidelijke visie en een duidelijk beleid op e-consulten.
- Ruimte voor inspraak van alle betrokken partijen.
- Het op orde hebben van de techniek.
- Techniek die gebruiksvriendelijk is.
- Goede integratie van de techniek in de huidige werkprocessen.
- Goede begeleiding bij de implementatie.
Het onderzoek wijst ook op ‘belemmerende factoren’ bij het gebruik van e-consulten. Zo zijn artsen soms bang voor ‘extra werk’, ervaren zij het ‘niet kunnen zien’ van de patiënt als nadeel en missen sommige artsen de nodige digitale vaardigheden.
Versnelde invoering vereist uiterste zorgvuldigheid
Sinds de uitbraak van het coronavirus heeft e-health een enorme vlucht genomen. Instellingen werken hard aan de spoedimplementatie van digitale toepassingen zoals de e-consulten. Veel tijd is er niet. Echter blijft het belangrijk om rekening te houden met de verschillende factoren die uit het onderzoek naar voren komen. Bijvoorbeeld: neem je als instelling de vragen/wensen van de gebruikers serieus (ruimte voor inspraak)? Is de techniek helder (gebruiksvriendelijk) voor alle gebruikersgroepen? Is de techniek voldoende geïntegreerd in de huidige werkprocessen?
Een deel van de factoren komt terug in het toetsingskader e-health van de IGJ (Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd), het document waarin de normen en richtlijnen voor e-healthtoepassingen zijn vastgelegd. In het kader van continuïteit van zorg heeft het ministerie van VWS onlangs ruimte gemaakt om beargumenteerd af te wijken van deze normen en richtlijnen. De coronasituatie vraagt immers om maatwerk, een slimme aanpak en creatieve (snelle) goed werkende oplossingen.
Dit is de uitdaging waar instellingen nu voor staan: waar mogelijk het toetsingskader volgen, waar nodig ‘beargumenteerd afwijken’ van de normen en richtlijnen. Het is en blijft zaak om goede argumenten te hebben als er wordt afgeweken van bestaande normen en richtlijnen. Dit vraagt om voortdurende reflectie op het eigen handelen. Waarom doen we het zoals we het doen? Hoe borgen we de kwaliteit en veiligheid? En hoe zorgen we ervoor dat iedereen in de organisatie op de hoogte is van ‘nieuwe werkwijzen’ of genomen besluiten?
Onze adviseurs denken graag op alle vlakken met je mee. We zijn de sparringpartner bij al je vragen.
