Time-Driven Activity Based Costing in Nederlandse ziekenhuizen

Welke factoren spelen een rol?

Time-Driven Activity Based Costing in Nederlandse ziekenhuizen

In 2017 stegen de kosten voor de gezondheidszorg met 2,5% terwijl de economische groei werd vastgesteld op 1,6%. Dit jaar verwacht het CPB zelfs een toename van 3,5% in de zorguitgaven. Hoe kunnen ziekenhuizen ondanks deze stijging in de zorgkosten de kwaliteit van de zorg behouden en tegelijkertijd de zorguitgaven onder controle houden? Een deel van de oplossing ligt in de kostprijssystematiek: accurate kostprijscalculaties zijn hier belangrijk. Bovendien is het voor ziekenhuizen die gebruik maken van Value Based Health Care (VBHC) van belang om de patiënt specifieke zorgkosten te berekenen. Om dit doel te bereiken, kunnen er verschillende kostprijsmethodes gebruikt worden. Time-Driven Activity Based Costing (TD-ABC) is een voorbeeld daarvan. Welke factoren zijn van invloed bij de implementatie van TD-ABC in Nederlandse ziekenhuizen? Sylwia Abbaszadeh onderzocht dit in haar afstudeeronderzoek bij Q-Consult Zorg.

Wat is TD-ABC?
Kaplan en Anderson (2004) introduceerden TD-ABC als een accountingsmethode om indirecte kosten rechtstreeks toe te wijzen aan kostenobjecten. Deze techniek gebruikt slechts twee soorten parameters; het aantal tijdseenheden nodig voor een activiteit en de kosten per tijdseenheid. Daarnaast is TD-ABC een eenvoudige methode die snel te implementeren is in een complexe omgeving. Ook verleent TD-ABC inzichten in de capaciteitsbezetting en biedt het de mogelijkheid om de exacte kostprijs per patiënt beter te benaderen. Ondanks de voordelen van TD-ABC en het feit dat verschillende ziekenhuizen wereldwijd deze methode hebben ingevoerd, is het een relatief nieuwe techniek waar de Nederlandse zorgprofessionals nog niet erg bekend mee zijn.

Om een goed beeld te krijgen bij welke factoren van invloed zijn op de implementatie van TD-ABC, heeft Sylwia semi-gestructureerd interviews gevoerd met vijftien kostprijsdeskundigen werkzaam in verschillende ziekenhuizen verspreid over Nederland.

Bevindingen onderzoek
Uit Sylwia’s onderzoek komt naar voren dat de meerderheid van de deskundigen vindt dat de focus van de Nederlandse ziekenhuizen niet op het efficiënt gebruik maken van kostprijzen ligt. Dat geldt zowel voor de financiële afdeling als voor het management. Participanten vertelden dat de kostprijzen voornamelijk worden gebruikt voor de NZa aanlevering, marge-inzichten en onderhandelingen met de verzekeraars. Echter gaven tien van de respondenten aan dat ze van mening zijn dat kostprijzen ook voor andere doeleinden zoals interne sturing gebruikt moeten worden om de effectiviteit en productiviteit op de afdelingen te kunnen verhogen. Ondanks dat vele ziekenhuizen aangeven dat ze kostprijzen ook voor interne sturing gebruiken, is dat volgens de deskundigen meestal niet het geval. Behalve voor businesscases zijn er weinig andere doeleinden waar ziekenhuizen de kostprijzen voor gebruiken. Dit heeft vooral te maken met de prioriteiten van de ziekenhuizen. Op dit moment staan kostprijzen en het aanbrengen van veranderingen in de kostprijssystematiek niet hoog op de prioriteitenlijst van de meeste ziekenhuizen.

Desalniettemin besteden controllers veel tijd aan het berekenen van de kostprijzen. Een aantal deskundigen beschreef dat de input en output van de kostprijzen daarom niet in evenwicht zijn.

"Naar mijn ervaring, steken ziekenhuizen veel tijd, energie en moeite in het berekenen van de kostprijzen, maar doen ze er vervolgens heel weinig mee (Participant 1, Controller)."

Ook vertelden de respondenten dat zorgmanagers niet betrokken zijn bij de kostprijssystematiek. Een reden hiervoor is dat het huidige kostprijssysteem als erg complex wordt ervaren door de zorgmanagers waardoor het proces te gecompliceerd is om te volgen. De kostprijsdeskundigen maakten wel duidelijk dat ze niet verwachten dat de zorgmanagers de calculaties begrijpen maar dat ze wel in staat moeten zijn om het proces in grote lijnen te volgen. Bovendien gaven participanten aan dat het beter zou zijn als de zorgmanagers meer kennis zouden hebben over de ontwikkelingen omtrent de kostprijzen. Door meer inzicht in de kostprijssystemen te krijgen, kan er nuttige informatie worden verschaft die het management kan toelaten tot het optimaliseren van de financiële en operationele besturing. Aan de hand van de verkregen resultaten kunnen de leidinggevenden initiatieven uitwerken om de dienstverlening en interne bedrijfsvoering efficiënter te laten verlopen.

"Wat ik zou willen is dat mijn zorgmanagers zelf zouden wegen, hun productie zien en de ontwikkelingen zouden volgen. Op deze manier kunnen ze gelijk de impact van hun keuzes zien (Participant 14, Hoofd Planning en Control). "

Verder is uit de interviews gebleken dat het huidige kostprijssysteem niet toereikend genoeg is om kostprijzen in het kader van VBHC te berekenen, aangezien er geen patiëntspecifieke kostprijzen worden berekend. Met de TD-ABC methode kunnen de kostprijzen niet alleen op patiëntniveau worden berekend maar kunnen de onnodige kosten beter in beeld worden gebracht. Hierdoor maakt deze methode initiatieven voor procesoptimalisatie mogelijk. Met behulp van de tijdsvergelijkingen kunnen gehele processen worden ontrafeld en kan duidelijk worden gemaakt welke activiteiten veel tijd vereisen. Daarom kan het TD-ABC systeem als een nuttige tool ter verbetering van de efficiëntie van processen worden beschouwd.

Ondanks dat tijdregistratie vele voordelen heeft, wordt het als een barrière gezien. Respondenten vertelden dat het niet reëel is om de werkelijke tijden benut voor iedere activiteit te registreren. Als oplossing zouden ziekenhuizen geplande tijden kunnen registreren. Een ander obstakel voor de implementatie van TD-ABC heeft te maken met de kostprijsmedewerkers. Het feit dat kostprijsmedewerkers gewend zijn aan het huidige systeem en ervaring hebben met de bestaande tools, kan voor weerstand zorgen. Respondenten vertelden dat de kennis, ervaring en gewenning met het huidige kostprijssysteem ervoor kan zorgen dat de kostprijsmedewerkers niet openstaan voor methodes als TD-ABC.

Kortom, de resultaten van dit onderzoek hebben aangetoond dat het financiële doel van het ziekenhuis, betrokkenheid van de managers, tijdregistratie, complexiteit en capaciteit van het kostprijssysteem invloed hebben op de implementatie van TD-ABC in de Nederlandse ziekenhuizen. 

Meer weten over kostprijzen of TD-ABC? Neem dan contact op met Joost Zuurbier.