Ureninschattingen voor alle wettelijke Veilig Thuis-diensten
In 2019 trad voor alle Veilig Thuis-organisaties het Handelingsprotocol 2019 in werking. Dit protocol beschrijft de al bekende wettelijke Veilig Thuis-diensten, maar ook de nieuwe diensten ‘Voorwaarden & Vervolg’ en de geïntensiveerde monitoring. Afgelopen periode heeft Q-Consult Zorg tal van Veilig Thuis-organisaties begeleid bij tijdschrijftrajecten, procesoptimalisatietrajecten, het ontwikkelen van stuurinformatie en het opstellen van de begroting. Op basis van deze ervaringen komen wij tot drie belangrijke inzichten met betrekking tot de impact van de nieuwe wettelijke VT-diensten op de bedrijfsvoering en het bedrijfsresultaat van VT’s. Hieronder lees je wat deze drie inzichten zijn én wat dit voor jou betekent.
Inzicht 1: de diensten Voorwaarden & Vervolg en Monitoring kennen een hogere urenbesteding dan oorspronkelijk voorzien
De dienst Voorwaarden & Vervolg (V&V) kent een flink hogere urenbesteding (2 tot 3 keer) vergeleken met de ureninschattingen zoals in 2018 opgenomen in de kosten- en formatiemodellen van VT-organisaties. Op basis van eigen tijdsinschattingen van VT’s lijkt de inzet van de diensten V&V en onderzoek ongeveer gelijk. Uit onze eerste tijdschrijftrajecten lijkt het erop dat de dienst Onderzoek doorgaans toch meer tijd kost dan een V&V-traject.
De dienst Monitoring die volgt na een dienst Onderzoek of V&V is bij veel VT’s nog steeds niet helder belegd. Hoe vaak monitoren we? Fysiek of telefonisch? Alleen of samen? Wat doen we precies als we een gezin spreken? We horen van VT’s signalen dat de urenbesteding voor de hele dienst Monitoring fors hoger kan uitvallen dan begroot. Ook voeren medewerkers de dienst Monitoring zelfs binnen één Veilig Thuis-organisatie verschillend uit en blijven medewerkers (te) lang bij een gezin betrokken, ook als een lokaal wijkteam de casusregie heeft.
Kosten- en formatiemodel Veilig Thuis
Om inzicht in de benodigde kosten en formatie te creëren, ontwikkelde Q-Consult Zorg in 2014 in samenwerking met Veilig Thuis-organisaties een kosten- en formatiemodel. Dit model berekent op basis van een gemiddelde ureninschatting per dienst en het aantal diensten, de kosten en formatie voor het volgende begrotingsjaar. Afgelopen jaren hebben wij vrijwel alle Veilig Thuis-organisaties eens of meerdere keren, middels dit model, ondersteund bij het opstellen van de begroting en de verantwoording richting de gemeente.
Inzicht 2: er zijn grote verschillen tussen Veilig Thuis-organisaties in de gemiddelde urenbesteding per dienst
Voor de diensten V&V en Onderzoek zien we grote verschillen in de gemiddelde urenbesteding tussen VT´s. Dit heeft diverse redenen, waaronder afwijkingen in de interne processen en in gemaakte afspraken met ketenpartners. Verder is er nog sprake van een grote individuele variatie tussen medewerkers in het uitvoeren van de dienst. Inzicht in de (verschillen in) urenbesteding en goede afspraken over taken en verantwoordelijkheden bieden volgens ons nog veel ruimte voor efficiëntieverbetering. Vooral afspraken over waar de rol van Veilig Thuis begint en waar deze eindigt bieden perspectief voor verbetering. Het is een onderwerp waar VT’s zelf invloed op uit kunnen oefenen en regie op kunnen pakken richting ketenpartners.
Inzicht 3: tijdschrijven geeft concrete handvatten en mogelijkheden om efficiënt met kwaliteit van de wettelijke diensten aan de slag te gaan
De uitkomsten van een periode van tijdschrijven geven inzicht in hoe je Veilig Thuis-organisatie per dienst scoort ten opzichte van de bandbreedtes (die kun je bij ons opvragen, zie onderaan). Daarnaast geven de uitkomsten inzicht in waar de meeste ‘verspilling’ zit. Met verspilling bedoelen we: activiteiten gedurende een dienst die geen bijdrage leveren aan het uitvoeren c.q. afronden van de dienst. De eerste vraag is altijd: zijn de interne processen op orde? Hoe weet je dit? Hoe weet je dat medewerkers zich hier unaniem aan houden? Welke controlemiddelen heb je hiervoor? Deze gesprekken, gecombineerd met tijdschrijven, zorgen voor een goede kwalitatieve analyse van jouw bedrijfsvoering en geven dieper inzicht in je werkprocessen die anders niet aan het licht komen.
Ons advies
Gebruik bandbreedtes als vertrekpunt om kritisch naar de ureninschattingen in jouw begroting te kijken
Er bestaan tussen Veilig Thuis-organisaties verschillen in de interne processen en afspraken met ketenpartners. Tot nu toe werd de gemiddelde urenbesteding (gebaseerd op het handelingsprotocol 2019) vaak als uitgangspunt genomen voor het berekenen van formatie en kosten. VT-organisaties pasten de gemiddelden soms aan, maar zeker niet altijd. De nieuwe inzichten laten zien dat de bandbreedte van de urenbesteding aan een dienst groot is: tussen het minimum en maximum kunnen verschillen bestaan.
Wij adviseren VT-organisaties om per dienst een eigen ureninschatting tegen onze nieuwe bandbreedte aan te houden. Door kritisch naar je eigen processen en gemaakte afspraken te kijken, kun je binnen deze bandbreedte een keuze maken voor een waarde voor de gemiddelde urenbesteding per dienst passend bij jouw organisatie. De gekozen waarde moet representatief zijn voor de kwaliteit van dienstverlening. Hoger is niet altijd beter, lager ook niet. Deze waarde kun je vervolgens hanteren voor jouw begroting en interne sturing. Ook kun je deze bandbreedtes als middel gebruiken om het gesprek aan te gaan met je financier.
Meer weten?
Ben je benieuwd wat de actuele bandbreedtes per wettelijke Veilig Thuis-dienst zijn? Deze bandbreedtes zijn kosteloos bij ons op te vragen. Neem hiervoor contact op met één van onze consultants. We denken graag met je mee over de juiste toepassing van de bandbreedte binnen jouw organisatie.
