Randvoorwaarden voor behoud betrokken zorgprofessional

Verminder regeldruk: de randvoorwaarden

Zorgprofessionals hebben te maken met een steeds hogere regeldruk en bijbehorende registratielast. Deze regels zijn bedoeld om ‘in control’ te blijven en om kwalitatieve en veilige zorg te kunnen leveren. In de praktijk werkt dit echter juist vaak averechts. De vele regels en niet altijd duidelijke meerwaarde ervan, in combinatie met de dagelijkse drukte, leiden ertoe dat essentiële procedures niet (goed) worden nageleefd. Bovendien blijft er minder tijd over voor aandacht voor de cliënt/patiënt. Wat doet deze ervaren regeldruk eigenlijk met de betrokkenheid van zorgprofessionals? En wat kunnen zorgaanbieders doen om de regeldruk te verlagen? Stagiaire Nienke heeft de afgelopen maanden onderzoek gedaan naar het ‘ontregelen van de zorg’ en deelt haar bevindingen. 

Onderzoek en uitkomsten
Nienke’s onderzoek richtte zich op hoe regels, werkinstructies en protocollen in ziekenhuizen de betrokkenheid van zorgprofessionals beïnvloeden. Hiervoor interviewde ze twaalf artsen van zowel academische als perifere ziekenhuizen.

Uit het onderzoek blijkt dat het aantal regels, werkinstructies en protocollen de afgelopen jaren is toegenomen. Deze toename wordt op zichzelf niet als negatief ervaren, want het leidt tot duidelijke verwachtingen en kan verschillen in de manier van werken verkleinen. Dit is positief, want dit kan resulteren in verhoogde kwaliteit van geleverde zorg. Toch wordt de toename in regels, werkinstructies en protocollen niet altijd als positief ervaren. Met name administratieve handelingen leiden tot een verstoorde balans in tijd, wat ergernis en verminderd werkplezier onder zorgprofessionals tot gevolg heeft.

Aanbevelingen
De balans tussen administratieve handelingen en tijd voor de patiënt moet hersteld worden. Alleen dan kan zowel de kwaliteit van zorg als de betrokkenheid en motivatie van zorgprofessionals hoog blijven. Hoe we dit bereiken? Door alternatieven voor administratieve handelingen aan te bieden. Voorbeelden zijn audits als alternatief voor een afvinklijstje in het EPD en steekproeven onder patiënten als alternatief voor het registreren van informed consent. Ook kunnen administratieve medewerkers of medische studenten worden ingezet om een deel van de administratie over te nemen. Er kan ook een grote inhaalslag gemaakt worden door ICT-systemen op zo’n manier in te richten dat ze zorgprofessionals ondersteunen in hun werk en registratie vergemakkelijken.

Een ander belangrijk punt is de noodzaak van het betrekken van zorgprofessionals in het ontwikkelen en implementeren van nieuwe regels, werkinstructies en protocollen. Dit leidt tot meer begrip voor het invoeren van bepaalde regels en protocollen.

Vier randvoorwaarden
Welke randvoorwaarden zijn nodig om zorgprofessionals betrokken te houden bij regeldruk? Hoe creëer je begrip voor de regeldruk? Dit zijn de randvoorwaarden:

  • Zorg dat zorgprofessionals op de hoogte zijn van het ‘waarom’ van regels, werkinstructies en protocollen. Dit creëert begrip en draagvlak voor bestaande regels en zorgt ervoor dat zorgprofessionals regels kunnen gebruiken om hun werk zo goed mogelijk uit te voeren. Als zorgprofessionals niet op de hoogte zijn van het ‘waarom’ voelen de regels als hinderend voor het uitvoeren van het werk en ontstaat er weerstand tegen de regels.
  • Verschaf inzicht in de geleverde zorg in het verleden van patiënten, zowel binnen als buiten het eigen ziekenhuis. Op deze manier kunnen zorgprofessionals hun werk beter afstemmen op andere werkzaamheden en de kennis uit bijvoorbeeld eerder verleende zorg gebruiken om de best passende zorg te leveren. Als er weinig inzicht is in geleverde zorg buiten het werkgebied van de zorgprofessional kan het gebeuren dat de zorg niet goed op eerder verleende zorg aansluit, wat de kwaliteit van het zorgproces kan belemmeren.
  • Wijk niet af van de opgestelde regels. Zodra regels met inspraak van zorgprofessionals zijn vastgesteld, wordt er niet van de regels afgeweken. Dit maakt de kwaliteit van geleverde zorg consistenter en leidt tot goede registratie. Afwijken van de regels resulteert in verlaging van de uniformiteit van werken, miscommunicatie en verslechterde kwaliteit van zorg.
  • Pas regels, werkinstructies en protocollen aan per specialisme. Indien regels voor een bepaald specialisme niet van toepassing zijn, kunnen deze worden geschrapt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bepaalde specifieke preoperatieve checklists. Pas je de regels niet aan, dan ligt overbodig handelen op de loer. Houd bij het aanpassen van de regels wel rekening met multidisciplinair werken; het aanpassen van de regels mag niet ten koste van de patiënt gaan.

Hoge regeldruk heeft niet per definitie negatieve gevolgen. Zolang regels maar worden gebruikt waarvoor ze in eerste instantie in het leven geroepen zijn: het waarborgen van duidelijke verwachtingen van zorgprofessionals en uniformiteit van werken. Door hierop te focussen – gelet op de vier voorwaarden die hierboven staan beschreven – kan de betrokkenheid van zorgprofessionals worden verhoogd. Daarnaast kan de ervaren regeldruk worden verminderd door de zorgprofessional te betrekken bij het ontwikkelen en implementeren van regels, slim gebruik te maken van ICT-systemen en het inzetten van ondersteunend personeel.

In hoeverre heeft u zicht op de onnodige registraties binnen uw organisatie? Met een quickscan achterhalen wij waar de registratielast en regeldruk zit. Voor een specifiek thema/proces (bijvoorbeeld kwetsbare ouderen) maken wij voor inzichtelijk welke regels formeel en informeel verplicht zijn en vervolgens welke als last of als lust worden ervaren. Deze indeling helpt organisaties om keuzes te maken voor het schrappen van regels én -niet onbelangrijk- draagvlak te creëren voor de regels die blijven bestaan. Gezamenlijk met de betrokkenen doen we aanbevelingen tot vervolgstappen:

  • Oplossingsrichtingen voor schrappen/verminderen van de registratielast;
  • Suggesties voor het verbreden van draagvlak en;
  • Suggesties voor de verbetering van de inrichting van de administratieve organisatie.

Meer weten? Vraag hier meer informatie over onze Ontregel-methodiek aan.