Verminder regeldruk: de randvoorwaarden

Aanbevelingen
De balans tussen administratieve handelingen en tijd voor de patiënt moet hersteld worden. Alleen dan kan zowel de kwaliteit van zorg als de betrokkenheid en motivatie van zorgprofessionals hoog blijven. Hoe we dit bereiken? Door alternatieven voor administratieve handelingen aan te bieden. Voorbeelden zijn audits als alternatief voor een afvinklijstje in het EPD en steekproeven onder patiënten als alternatief voor het registreren van informed consent. Ook kunnen administratieve medewerkers of medische studenten worden ingezet om een deel van de administratie over te nemen. Er kan ook een grote inhaalslag gemaakt worden door ICT-systemen op zo’n manier in te richten dat ze zorgprofessionals ondersteunen in hun werk en registratie vergemakkelijken.

Een ander belangrijk punt is de noodzaak van het betrekken van zorgprofessionals in het ontwikkelen en implementeren van nieuwe regels, werkinstructies en protocollen. Dit leidt tot meer begrip voor het invoeren van bepaalde regels en protocollen.

Vier randvoorwaarden
Welke randvoorwaarden zijn nodig om zorgprofessionals betrokken te houden bij regeldruk? Hoe creëer je begrip voor de regeldruk? Dit zijn de randvoorwaarden:

• Zorg dat zorgprofessionals op de hoogte zijn van het ‘waarom’ van regels, werkinstructies en protocollen. Dit creëert begrip en draagvlak voor bestaande regels en zorgt ervoor dat zorgprofessionals regels kunnen gebruiken om hun werk zo goed mogelijk uit te voeren. Als zorgprofessionals niet op de hoogte zijn van het ‘waarom’ voelen de regels als hinderend voor het uitvoeren van het werk en ontstaat er weerstand tegen de regels.
• Verschaf inzicht in de geleverde zorg in het verleden van patiënten, zowel binnen als buiten het eigen ziekenhuis. Op deze manier kunnen zorgprofessionals hun werk beter afstemmen op andere werkzaamheden en de kennis uit bijvoorbeeld eerder verleende zorg gebruiken om de best passende zorg te leveren. Als er weinig inzicht is in geleverde zorg buiten het werkgebied van de zorgprofessional kan het gebeuren dat de zorg niet goed op eerder verleende zorg aansluit, wat de kwaliteit van het zorgproces kan belemmeren.
• Wijk niet af van de opgestelde regels. Zodra regels met inspraak van zorgprofessionals zijn vastgesteld, wordt er niet van de regels afgeweken. Dit maakt de kwaliteit van geleverde zorg consistenter en leidt tot goede registratie. Afwijken van de regels resulteert in verlaging van de uniformiteit van werken, miscommunicatie en verslechterde kwaliteit van zorg.
• Pas regels, werkinstructies en protocollen aan per specialisme. Indien regels voor een bepaald specialisme niet van toepassing zijn, kunnen deze worden geschrapt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan bepaalde specifieke preoperatieve checklists. Pas je de regels niet aan, dan ligt overbodig handelen op de loer. Houd bij het aanpassen van de regels wel rekening met multidisciplinair werken; het aanpassen van de regels mag niet ten koste van de patiënt gaan.

Hoge regeldruk heeft niet per definitie negatieve gevolgen. Zolang regels maar worden gebruikt waarvoor ze in eerste instantie in het leven geroepen zijn: het waarborgen van duidelijke verwachtingen van zorgprofessionals en uniformiteit van werken. Door hierop te focussen – gelet op de vier voorwaarden die hierboven staan beschreven – kan de betrokkenheid van zorgprofessionals worden verhoogd. Daarnaast kan de ervaren regeldruk worden verminderd door de zorgprofessional te betrekken bij het ontwikkelen en implementeren van regels, slim gebruik te maken van ICT-systemen en het inzetten van ondersteunend personeel.