Vijf fasen voor het ontwikkelen van integrale stuurinformatie
Binnen de gezondheidszorg worden financiële KPI’s en kwaliteits-KPI’s meestal als op zichzelf staande thema’s in de bedrijfsvoering ingericht, verdeeld over verschillende afdelingen. Het gevolg hiervan is dat de verschillende indicatoren onvoldoende op elkaar zijn afgestemd en niet in samenhang worden bekeken. Het risico is dat er onvoldoende zicht is op alle activiteiten en dat daarmee de organisatie niet volledig ‘in control’ is. Integrale stuurinformatie kan helpen om dit te voorkomen. Hoe je dit ontwikkelt en implementeert? Wij zetten de vijf fasen van dit ontwikkelproces op een rij.
Fase 1: Bepalen stuurinformatie
Om de hiervoor geschetste losse onderdelen om te vormen naar integrale stuurinformatie werkt het goed om vanuit missie en organisatiedoelstelling het ‘besturingsprincipe’ vast te stellen. Door eenduidigheid te creëren bij de start ontstaat een set van Kritieke Prestatie Indicatoren (KPI’s) die het behalen van de doelstellingen van de organisatie ondersteunt. Belangrijk hierin is een actieve deelname van bestuur en management.
Denk aan het beantwoorden van de volgende vraagstukken:
- Op welke niveaus binnen de organisatie is sturing gewenst?
- Wat is kwaliteit van dienstverlening en wanneer ben je tevreden?
Tip: werk niet vanuit beschikbare data maar bedenk met elkaar wat nodig is om goed te sturen.
Fase 2: Afstemmen KPI’s met gebruikers
Door gebruikers actief mee te nemen, wordt gezorgd voor betrokkenheid bij de ontwikkeling van de stuurinformatie. Daarmee wordt een stevige basis gelegd voor acceptatie, waarmee risico op weerstand wordt voorkomen. In deze fase worden de ontwikkelde KPI’s getest door een selectie van gebruikers, met als resultaat dat KPI’s verder zijn verfijnd. Praktische zaken, zoals signaleringen in een proces, zijn vaak van minder belang voor het bestuur, terwijl die binnen de scope van medewerkers belangrijk zijn.
Vraagstukken in deze fase zijn onder andere:
- Welke KPI helpt echt bij het continu verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening?
- Zijn de KPI’s goed afgestemd op de invloedsfeer van de gebruiker?
Tip: het bespreken van KPI’s met medewerkers is een tijdsinvestering, maar helpt enorm om draagvlak te creëren en het vergroot de kwaliteit van het eindresultaat.
Fase 3: Selecteren platform om stuurinformatie te ontsluiten
Om stuurinformatie integraal te managen is het noodzakelijk om dit in één overzicht te hebben. Het hebben van één platform of dashboard is hiervoor een vereiste. Bepaal binnen de organisatie de randvoorwaarden voor een dergelijk dashboard, zodat een pakketkeuze gemaakt kan worden. Uitkomst van deze fase is dat een pakket van eisen is benoemd en een pakketkeuze is gemaakt.
Belangrijke keuzes in deze fase gaan over:
- Toegang en privacy
- Ontwikkel- en onderhoudskosten
Fase 4: KPI’s definiëren, bouwen, testen en opleveren
Dit is de praktische fase van bouwen en testen van het dashboard vanuit onderliggende data. Het is de meest bevredigende activiteit omdat het resultaat zichtbaar wordt, namelijk dashboards met bruikbare integrale informatie, afgestemd op de gebruiker. Met name het laatste stimuleert het gebruik van de stuurinformatie.
In dit stadium spelen in ieder geval de volgende vraagstukken:
- Wordt de stuurinformatie gefaseerd opgeleverd of met een big bang?
- Is de onderliggende data betrouwbaar?
Tip: bij het opleveren van de stuurinformatie is een neveneffect dat achterstanden en fouten in de onderliggende systemen zichtbaar worden! Iedere slordigheid in registratie wordt zichtbaar. Houd er dus rekening mee dat als gevolg van dit proces binnen de organisatie processen en registratie moeten worden verbeterd en aangescherpt.
Fase 5: Het continu doorontwikkelen van stuurinformatie
De laatste fase gaat over het overhevelen van het project naar het regulier proces. Benoem een eindverantwoordelijke voor de inhoud van de stuurinformatie. Diegene zorgt voor blijvende samenhang en draagt zorg voor het vasthouden aan de besturingsprincipes. Uiteindelijk ontstaat er dan een proces van continu (door-)ontwikkelen en verbeteren binnen een helder afgesproken proces. Dat voorkomt een wildgroei aan aanvragen met als mogelijk resultaat een onleesbaar dashboard.
Tip: werk met een ontwikkel- en een testomgeving. Niet alles hoeft direct ‘live’ te gaan.
Lessons learned vanuit de praktijk
Vanuit de ontwikkelpraktijk van integrale stuurinformatie bij organisaties geven wij het volgende mee:
- Starten vanuit de doelstelling van de organisatie wordt als zeer waardevol ervaren;
- Het werken met vijf fasen met telkens een tastbaar eindresultaat helpt bij het focussen;
- Continu afstemmen met bestuur en gebruikers helpt enorm;
- Doe niet té veel!
Benieuwd naar de mogelijkheden van integrale stuurinformatie voor jouw organisatie? Neem voor vragen contact op met onderstaande adviseurs.
