Waarom data alleen niet voldoende is bij integraal capaciteitsmanagement

No data no talk!

Waarom data alleen niet voldoende is bij integraal capaciteitsmanagement

Integraal capaciteitsmanagement (ICM) zorgt voor inzicht in de beschikbare capaciteiten en stelt organisaties in staat om deze zo optimaal mogelijk af te stemmen op de dynamische zorgvraag. Een relevant onderwerp met de huidige in- en externe ontwikkelingen in ziekenhuizen. Onmisbaar bij ICM is het uitvoeren van de juiste data-analyses om tot goede keuzes te komen. In dit artikel lees je meer over de fysieke component van ICM waar deze twee elementen samenkomen: het Capaciteitscentrum.

Waarom het Capaciteitscentrum?
Voor succesvol ICM is het noodzakelijk om op ieder moment/periodiek inzichtelijk te hebben of de organisatie op koers ligt wat betreft de gemaakte productieafspraken en logistieke kaders (zie artikel 2). Nog interessanter is om vervolgens te kunnen prognosticeren. Verwachten we in de toekomst op koers te blijven, of wijken we af? En wat is hier voor nodig? Denk hierbij aan vragen als: wat is de impact van verandering in het OK-programma op het beddenhuis? Wat is de verwachte toekomstige instroom op de SEH? Wat is het effect van een griepepidemie? En welke maatregelen moeten we hier voor nemen?

“No data, no talk”, is bij uitstek van toepassing bij het beantwoorden van deze vragen. Met de analyse van data ondersteunt het Capaciteitscentrum de organisatie bij het maken van keuzes om op koers te blijven. Daarnaast zijn veranderkundige vaardigheden vanuit het Capaciteitscentrum onmisbaar om de organisatie te helpen op basis van deze analyses keuzes te maken.

Wat is het Capaciteitscentrum?
Een ingericht Capaciteitscentrum heeft twee belangrijke taken: data-extractie en –analyse en advisering/coaching. In de meest vergevorderde vorm is het Capaciteitscentrum een Control Room waarbij de relevante KPI’s op het gebied van instroom, doorstroom en uitstroom real-life beschikbaar zijn op de verschillende logistieke niveaus (strategisch, tactisch en operationeel). Hierbij werkt het Capaciteitscentrum nauw samen met de BI-afdeling en kan gebruik gemaakt worden van verschillende soorten tooling. De KPI’s en de doorberekening van scenario’s vormen de basis voor het gesprek met de relevante betrokkenen voor het maken van keuzes.

Het Capaciteitscentrum is meer dan alleen ICM data-analisten en de KPI’s. In het centrum vind je ook de ICM specialisten die de lijn kunnen adviseren op basis van deze data. ICM adviseurs faciliteren vanuit een onafhankelijke positie om de lijn gezamenlijk keuzes te laten maken over de planning op strategisch (meerjarenkeuzes), tactisch en operationeel (dagelijkse/wekelijkse keuzes) niveau. Dit gebeurt binnen de vastgelegde integrale overleg- en communicatiestructuur (zie artikel 3).
De faciliterende rol van de adviseurs vraagt naast inhoudelijke kennis op het gebied van zorglogistiek- en capaciteitsmanagement om sterke vaardigheden op het gebied van coaching, procesbegeleiding en veranderkunde. Want de te maken keuzes gaan soms recht door de bestaande heilige huisjes heen.

Tips voor het organiseren van het Capaciteitscentrum

  1. Zorg voor aansturing van het centrum door een manager die een duidelijke visie heeft op het gebied van ICM en de verbinding kan maken op strategisch niveau met het bestuur en de vakgroepen.
  2. Breng de juiste profielen bij elkaar. Kennis van capaciteitsmanagement is uiteraard voor iedereen in het centrum noodzakelijk. Maak daarnaast een mix tussen data-analisten (harde kant) en procesbegeleiders/adviseurs (zachte kant).
  3. Investeer in het optimaliseren van en komen tot de juiste data. Ook bij ICM geldt voor de data: garbage in = garbage out. Maak gebruik van de BI-afdeling én de experts op de werkvloer. De werkvloer kan de data vaak het beste toetsen aan de dagelijkse praktijk.
  4. Maak verbinding met andere staffuncties. Denk hierbij aan de BI-afdeling, maar ook staffuncties die zich bezighouden met Value-Based Health Care, continu verbeteren, kwaliteitsindicatoren. Hierdoor blijven al deze initiatieven geen losse projecten of programma’s, maar worden ze steeds meer onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering en organisatie van het ziekenhuis.
  5. Het opzetten van ICM binnen een organisatie is een veranderkundig proces dat niet van de ene op de andere dag is gerealiseerd. Formuleer samen met het bestuur en de zorgafdelingen een stappenplan om te komen tot een succesvolle toepassing van de vijf elementen en randvoorwaarden van ICM in de bedrijfsvoering van de organisatie.

In het volgende artikel zullen we het element “inrichten van capaciteiten” verder uitdiepen. Nu al meer weten? Volg de training Integraal Capaciteitsmanagement of neem contact op met Sanne van Logten of Laurens van den Bosch.

Met deze 7-delige artikelreeks willen wij inzicht geven in de verschillende onderdelen van ICM, zodat organisaties zelf verder kunnen. Nu al meer weten over ICM? Op dinsdag 28 januari organiseren wij een intervisiebijeenkomst over integraal capaciteitsmanagement. Tijdens deze intervisie nemen we ICM samen onder de loep. Deelnemers gaan naar huis met handvatten en inspiratie om ICM binnen de zorgorganisatie verder te brengen. U bent van harte welkom! Lees hier meer

Tevens hebben wij een quickscan ontwikkeld om in kaart te brengen hoe organisaties in staat zijn om in te spelen op de vijf elementen van ICM. Benieuwd naar deze quickscan? Vraag hier meer informatie aan.