Waarom optimalisatie van (plan-)processen nodig is voor ICM
Integraal capaciteitsmanagement (ICM) zorgt voor inzicht in de beschikbare capaciteiten en stelt organisaties in staat om deze zo optimaal mogelijk af te stemmen op de dynamische zorgvraag. Het vijfde element van ICM dat we in deze artikelreeks behandelen is het belang van continue aandacht voor optimalisatie van (plan-)processen. Een cruciaal element omdat het elimineren van verspillingen en creëren van procesflow invloed heeft op de kwaliteit van zorg, het behalen van treeknormen, ervaren werkdruk en patiëntbeleving.
Waarom processen verbeteren?
Kwalitatief hoogwaardige, efficiënte en doelgerichte zorg vraagt om continue verbetering. Enerzijds omdat nieuwe inzichten en ideeën dankzij verbetering vormgegeven kunnen worden en anderzijds omdat de huidige (goede) werkwijze nog altijd beter kan. De wachttijd voor de patiënt verlagen, de kwaliteit van afzonderlijke processtappen verhogen of het elimineren van overbodige processtappen, om zo tijd te besparen. Allemaal voorbeelden waarom er continu gewerkt wordt aan het verbeteren van processen. Door deze inspanning kan er meer waarde geleverd worden voor de patiënt. Procesverbetering of -herinrichting is daarmee van directe invloed op de beschikbare capaciteiten. Daarbij helpt procesverbetering om de zorgvraag en het zorgaanbod steeds beter op elkaar af te stemmen.
Wat wordt verstaan onder (plan-)processen verbeteren?
(Plan-)processen verbeteren bestaat uit het stapsgewijs en gestructureerd analyseren van een (zorg)proces om verspillende, noodzakelijke en waardevolle processtappen te identificeren (plan), analyseren, opstellen (plan) en implementeren (do) van verbetermaatregelen, het evalueren van het effect van de verbetermaatregelen (check) en het daarop bijsturen (act). Je volgt daarin dus de Plan-Do-Check-Act cyclus. Processen kun je dagelijks in het klein verbeteren, bijvoorbeeld met behulp van een dagstart. Ook kun je groot verbeteren: in verbeterprojecten die een doorlooptijd van maanden kennen, zoals de herinrichting van een zorgpad. Beheerst een organisatie ICM volledig, dan is er continu inzicht in de in-, uit- en doorstroom van patiënten en benutting van capaciteiten dankzij de monitoring op KPI’s. Hiermee is continu het verbeterpotentieel zichtbaar waar je als organisatie meer waarde voor de patiënt kan creëren en een betere benutting van capaciteiten kan realiseren.
Hoe (plan-)processen verbeteren?
Er zijn verschillende methodes om processen te verbeteren, zoals Lean, Theory of Constraints (TOC), Six Sigma of zorgpaden. Lean is tevens niet alleen een methode om processen te verbeteren maar ook een filosofie voor organisatieontwikkeling, -inrichting en besturing. Een methode is altijd een hulpmiddel en nooit een doel op zich: de keuze voor een methode hangt af van het gewenste doel en effect. In de download hieronder vind je een overzicht van een aantal verbetermethoden.
Naast het kiezen van een geschikte methodiek is het belangrijk dat organisaties het verbeteren van processen onderdeel maken van het dagelijks werk van medewerkers. Op deze manier zijn zij naast het verlenen van zorg en uitvoeren van werk dat daar ondersteunend aan is, ook direct bezig met verbeteren. Wanneer er resultaten zijn behaald met een procesverbetering is het van belang deze resultaten te verwerken in de productie en logistieke kaders. Betekent een procesverbetering misschien minder operaties bij een patiëntengroep? Dan zullen de klinische productie en logistieke kaders aangepast moeten worden (lees artikel 2 voor meer info).
In het volgende artikel diepen we de randvoorwaarden voor ICM verder uitdiepen. Nu al meer weten? Volg de training Integraal Capaciteitsmanagement of neem contact met ons op!
