Procesoptimalisatie en capaciteitsberekening bij VT West-Brabant
Veilig Thuis-organisaties (VT) hebben sinds de start in 2015 te maken met een aanzienlijke stijging van het aantal meldingen en adviesvragen. Hierdoor is er een grote werkdruk gekomen om wachtlijsten zo veel mogelijk te voorkomen. Hoewel er gezocht wordt naar een nieuwe wijze van inrichten van de werkprocessen, ontbreekt bij de organisaties vaak de kennis van Lean denken en werken. Voor VT West-Brabant (VT WB) was dit dan ook de aanleiding om kritisch naar de processen voor de wettelijke VT-taken en de hiervoor benodigde formatie te kijken.
Samen met ons trainingsbureau Q-Academie heeft VT WB een passend plan voor de procesoptimalisatie en capaciteitsberekening gemaakt én uitgevoerd. Benieuwd naar de behaalde resultaten? Lees hieronder meer over het traject.
Wat betekent Lean denken en werken voor VT?
Binnen de gekozen aanpak speelt Lean een belangrijke rol. Lean is gericht op het creëren van maximale waarde voor de klant en het elimineren van verspilling. Voor VT betekent dit het vergroten van de waarde voor de directbetrokkene, melder, professional buiten VT en de medewerker van VT. Dit gedachtegoed sluit aan bij de wens van VT WB om het proces van de wettelijke VT-taken efficiënter in te richten en tegelijkertijd de kwaliteit te behouden. De klant is sneller en beter geholpen, de werkdruk gaat omlaag en hermeldingen worden voorkomen.
Wat zijn de succesfactoren?
Om de gewenste doelstellingen te bereiken, is gekozen voor het onderstaande stappenplan. Binnen de gemaakte stappen onderscheiden we een aantal succesfactoren:
Succesfactor 1 – Betrek medewerkers
Bij alle stappen is een vertegenwoordiging van medewerkers betrokken. Voor de start is een werkgroep opgericht, bestaande uit een brede vertegenwoordiging van medewerkers die betrokken zijn bij de verschillende taken van VT WB. Alle overige medewerkers werden betrokken door een ‘verspillingbord’ op een zichtbare plek op de werkvloer op te hangen. Medewerkers gaven hierop aan wat zij de grootste verspillingen vonden in de bestaande processen. Dit creëert draagvlak om met het project aan de slag te gaan.
Succesfactor 2 – Begin bij het ‘waarom’
Centraal in onze aanpak is te beginnen bij het ‘waarom’. We leggen het gedachtegoed van Lean en de waardestroomanalyse uit én laten dit gedachtegoed ook ervaren. Dit doen we door het Lean-spel met de werkgroep te spelen. Vervolgens gaan we aan slag met de vraag: wat is, volgens dit Lean-gedachtegoed, waarde voor de directbetrokkene, melder en professional? En deze waarde wil je van deze groepen zelf horen: wat vinden zij belangrijk? De handelingen die geen waarde toevoegen zijn per definitie verspilling en wil je zoveel mogelijk elimineren. De input van de klant gebruik je om samen met een vertegenwoordiging van de medewerkers de processen te herontwerpen: waar leveren we waarde en waar zit de verspilling?
Succesfactor 3 – Leid medewerkers op, zodat ze het straks zelf kunnen
De visie van Q-Academie en Q-Consult Zorg is om niet alleen ondersteuning te bieden voor de korte termijn, maar ook voor de lange termijn kennis en vaardigheden aan medewerkers over te dragen zodat organisaties in de toekomst zelf in staat zijn dergelijke trajecten op te pakken. Daarom zijn twee medewerkers van VT WB middels ‘learning-on-the-job’ getraind en gecoacht om in de toekomst zelf een procesoptimalisatietraject volgens het Lean-gedachtegoed te begeleiden.
Succesfactor 4 – Gezamenlijk de uitgangspunten voor de inrichting van de processen en de capaciteitsberekening bepalen
Hoewel Q-Consult Zorg jarenlange ervaring heeft in de berekening van de formatie voor VT-organisaties, is de context van iedere VT-organisatie verschillend. Daarom hebben we samen met VT WB de uitgangspunten voor de capaciteitsberekening vastgesteld. Wij geven inzicht in wat de gevolgen zijn van bepaalde keuzes, maar de keuzes moet de organisatie zelf maken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het vaststellen van de procestijden van alle benodigde activiteiten in het primaire proces op basis van het procesoptimalisatietraject of de benodigde overleg- en opleidingstijd. Maak de juiste keuzes op het juiste niveau met de input en kennis van de medewerkers uit het primaire proces en maak transparant waarom deze keuzes zijn gemaakt.
Succesfactor 5 – Transparantie in de hele organisatie over de gemaakte keuzes
Het resultaat van de werkgroep is een implementatieplan voor de nieuw ontworpen processen binnen de wettelijke taken. In het implementatieplan zijn de afgesproken acties, verantwoordelijkheden en de planning uitgewerkt. Alle werkgroepleden hebben hierin een rol en stemmen dit ook af met de achterban. Deze plannen zijn in een slotbijeenkomst gepresenteerd aan de medewerkers en de directie. De capaciteitsberekening, die op basis van de nieuw uitgewerkte processen van de werkgroep samen met aanvullende uitgangspunten is gemaakt, is teruggekoppeld aan de werkgroep. Het resultaat van de effort van de medewerkers wordt op deze manier zichtbaar en er is aandacht voor het geboekte succes. Dit creëert draagvlak voor het uitvoeren van de verbeteracties en stimuleert nieuwe verbetertrajecten in de toekomst.
Hoe nu verder?
Nu de huidige processen zijn herontworpen en er een implementatieplan per proces ligt, is het een logisch vervolg om het plan in de praktijk te implementeren. Hierbij zal ook aandacht moeten zijn voor het kortcyclisch evalueren van het verloop van de nieuwe processen en proactief te sturen op de optimale inzet van medewerkers in deze processen. Dit met als doel om zoveel mogelijk waarde voor de klant te leveren en medewerkers in een optimale werksetting de diensten van VT uit te voeren. VT WB heeft de benodigde handvatten om hier zelfstandig mee aan de slag te gaan: