In gesprek over kwaliteit in coronatijd

Op dinsdag 26 mei organiseerden wij een intervisie over kwaliteit in coronatijd. Samen met deelnemers uit verschillende Nederlandse zorgorganisaties doken we in de nieuwe kwaliteitsinzichten die de coronaperiode bracht. Aan de hand van drie vragen hebben we de opgedane kennis, ervaringen en lessons learned met elkaar uitgewisseld. In dit artikel delen we graag de belangrijkste bevindingen!

Wordcloud: wat willen kwaliteitsadviseurs vasthouden en meenemen?
Wordcloud: wat willen deelnemers van de intervisie vasthouden en meenemen?

Welke goede voorbeelden en inzichten zijn er van kwaliteit in coronatijd?

  1. Communicatie speelt een belangrijke rol in crisistijd. Communicatie is essentieel om de kwaliteit en veiligheid van zorg te waarborgen voor zowel patiënten als zorgverleners. Met hoge snelheid zijn protocollen opgesteld en vertaald vanuit landelijk beleid - om zo handvatten te bieden voor zorgverleners in het veilig leveren van zorg aan (corona)patiënten. Wat werkte goed? Er zijn interactieve documenten en video’s ingezet, ter ondersteuning van protocollen (bijvoorbeeld over omkleedinstructies). Ook het toevoegen van een link naar de nieuwste corona-updates en protocollen op het startscherm van de medewerker, is een mooi voorbeeld van hoe communicatie een rol speelde tijdens de crisis. Zo konden medewerkers snel en makkelijk voorzien worden van de juiste en meest recente informatie.
  2. In tijden van crisis kunnen medewerkers van ondersteunende diensten flexibel ingezet worden daar waar de nood het hoogst is. Zo hebben kwaliteitsadviseurs meegeholpen op de afdeling infectiepreventie, in het crisisteam, afdeling facilitair en inkoop, bij de planning en bij contactonderzoek. Het blijkt van grote meerwaarde om (een afvaardiging van) de afdeling kwaliteit en veiligheid op te nemen in het corona-crisisteam; zij kunnen ontwikkelingen direct vertalen in een passend advies voor de organisatie.
  3. De inzet van kwaliteitsinstrumenten bood afgelopen periode bijzondere meerwaarde:
    1. Prospectieve risico-inventarisaties (PRI): PRI’s blijken ook in crisistijd en tijdens het opschalen van zorg van grote waarde om risico’s in beeld te krijgen. De tip? Gebruik de ‘light’ variant van de PRI om risico’s in een snel veranderende context in beeld te krijgen en direct actie hierop in te kunnen zetten. De ervaring leert dat dit in elke fase van de zorg ingezet kan worden.
    2. Interne audits: interne audits zijn een mooi instrument om te peilen wat er speelt op een afdeling. Ondanks dat de reguliere audits niet altijd door konden gaan zijn er ook alternatieven zoals flitsaudits, digitale audits en speedaudits die uitkomst bieden.
    3. Een aantal kwaliteitsinstrumenten bleek heel geschikt om deels of geheel digitaal uit te voeren. Zo gingen interviews bij incident- en calamiteitenonderzoek digitaal door en was dit niet belemmerend voor de voortgang van het onderzoek. Ook zijn er positieve ervaringen bij het uitvragen van patiënten- en medewerkersfeedback; door het online uitzetten was de respons hoger.
    4. Een ander instrument wat gebruikt wordt nu de reguliere zorg hervat wordt, is de (integrale) contextanalyse. Wat is de invloed van de crisis op het werk van de ondersteunende diensten? Welke ontwikkelingen hebben invloed op de rol van de adviseur? Denk bijvoorbeeld aan het digitaliseren van zorg, wat betekent dat voor kwaliteit en veiligheid

Tijdens de bijeenkomst werd als grote uitdaging gezien hoe in de opschaalfase na crisistijd het kwaliteitssysteem (met name de instrumenten die daartoe behoren) weer terug in praktijk te krijgen. De belangrijke tip is om vooral te kijken waar de behoefte ligt en dit gefaseerd aan te pakken: “niet alles ineens weer willen opstarten”.

Wat neem je mee in je rol als kwaliteitsadviseur?
Naar aanleiding van de lessons learned, vroegen wij de deelnemers wat de coronatijd voor invloed heeft op hun rol als kwaliteitsadviseur. Wat betekent dit specifiek voor jouw rol als kwaliteitsadviseur op de korte termijn en de lange termijn? En wat neem je mee in jouw rol?

Korte termijn
Lange termijn
• Good practices ophalen en delen.
• Lerende organisatie: doe een follow-up evaluatie van lessons learned uit de crisis. Zo kun je deze in beeld blijven houden en bewustwording blijven creëren (bijvoorbeeld betere hygiëne, handen wassen).
• Evalueren van de goede- en verbeterpunten: doe een brede uitvraag onder medewerkers met de vraag hoe het een en ander is verlopen.
• Balans: waar is behoefte aan en de ‘dingen die moeten’.
• Gezamenlijke context-analyse: wat is er gebeurd en wat voor invloed heeft dat op je rol?
• Doorontwikkelen rol: meer richting adviesrol i.p.v. de controlerol.
• Proactief en zichtbaar blijven, aanbieden om te helpen en dichtbij zijn zodat je weet wat er speelt op de werkvloer.
• Opnieuw profileren: wat kunnen we bieden als kwaliteitsadviseur en waar zijn we voor.
• Leg laagdrempelig contact met enkele collega’s op de werkvloer: dichter bij de praktijk handelen, meer focus aanbrengen/prioriteren: wat zijn nu belangrijke onderwerpen en wat is minder urgent?
• Bottom-up benadering: verzamelen van wat er nodig is voor de werkvloer i.p.v. van bovenaf denken over wat er nodig is.
• Flexibel inzetten van kwaliteitsinstrumenten.
• Energie bewaren: momenten van rust en herstel zijn belangrijk, dat leren we uit een crisistijd.

Deze bijeenkomst bewees temeer dat het delen van dergelijke leerzame ervaringen erg waardevol is. Er is niet één juiste aanpak. De rol van de kwaliteitsadviseur vraagt om flexibiliteit en creativiteit om daar te ondersteunen waar dat nodig is. We kijken met z’n allen uit naar de evaluatie- en reflectiemomenten. Lukt het ons om de good practices uit deze crisistijd vast te houden? De tijd zal het ons leren.